Pendidikan

Mahasiswa Mau Bikin Event Kampus? Ini Contoh dan Jenis-jenis Sponsorship

Redaktur Pelaksana

15 Juli 2022 - 10:56 PM

Mahasiswa Mau Bikin Event Kampus? Ini Contoh dan Jenis-jenis Sponsorship — Ilustrasi

terkenal.co.id – Halo Sobat, kali ini kami akan mengajak kalian untuk mengenal dan memahami lebih dalam tentang jenis-jenis sponsor untuk suatu acara atau event khususnya pada organisasi kemahasiswaan.

Mungkin kalian semua sudah memahami apa yang dimaksud dengan sponsor. Pihak sponsor merupakan perusahaan atau organisasi yang memberikan dukungan atas keberlangsungan suatu acara yang diselenggarakan.

Dukungan tersebut dapat berupa dana atau dalam bentuk apapun yang sekiranya dapat membantu berjalannya acara tersebut dengan lancar.

Tentunya dalam dukungan tersebut, pihak sponsor membutuhkan timbal balik yang sepadan dengan dukungan yang mereka berikan.

Sehingga pihak penyelanggara acara perlu mempersiapkan dengan matang apa saja yang akan mereka berikan untuk sponsor yang mendukung.

Berikut jenis-jenis sponsor yang telah kami siapkan untuk kalian baca dan pahami:

Macam-macam Sponsorship dan Tujuannya

Sponsor Tunggal

Jenis sponsor yang pertama adalah sponsor tunggal. Sesuai dengan namanya, saat kalian telah menggunakan jenis sponsor ini untuk event yang diadakan.

Kalian sebagai penyelenggara acara tidak perlu lagi mencari sponsor lain dikarenakan dana operasional telah cukup ditanggung semua oleh satu perusahaan. Jadi saat kalian mendapatkan sponsor tunggal yang harus dilakukan adalah fokus menyukseskan acara agar pihak sponsor tidak merasa kecewa dengan kerja sama yang terjalin.

Sebagai contohnya kalian akan menyelenggarakan suatu event di kampus dan kemudian mendapatkan sponsor tunggal yang bersedia bekerja sama. Maka pihak sponsor inilah yang secara keseluruhan akan menanggung pengeluaran kegiatan yang akan diselenggarakan.

Tentunya dengan dana yang mereka keluarkan tersebut pasti ada imbal balik yang ingin didapatkan dari perusahaan. Pihak sponsor tunggal ini biasanya mendapatkan suatu hak eksklusif yang tidak didapatkan oleh jenis sponsor yang lainnya. Artinya pihak sponsor tunggal berhak mendapatkan seluruh paket sponsor dalam event tanpa adanya jenis sponsor yang lain.

Sponsor Utama

Jenis sponsor yang kedua adalah sponsor utama. Di mana dalam hal ini sponsor utama merupakan jenis sponsor yang memberikan kontribusi minimal 70% dari total anggaran penyelenggaraan acara. Dikarenakan keseluruhan dana belum terpenuhi oleh sponsor utama, maka pihak panitia acara memiliki hak untuk menerima tambahan sponsor di samping sponsor utama. Meskipun demikian, pihak sponsor utama tetap mendapatkan ruang promosi utama yang lebih besar dibandingkan dengan jenis sponsor yang lainnya.

Selain itu, bisa juga sponsor utama memberikan dukungan kurang dari jumlah tersebut misalnya saja 70% dari total anggaran acara. Jadi sisa dana sebesar 30% tersebut dapat kalian dapatkan melalui sponsor-sponsor lain yang bersedia mendukung acara.

Sebagai contohnya saja event yang akan diselenggarakan membutuhkan dana sebesar 100 juta rupiah. Maka dana sebesar 70 juta telah kalian dapatkan dari sponsor utama dan sisa 30 juta tersebut bisa kalian dapatkan dari jenis sponsor yang lain.

Keutamaan yang bisa didapatkan oleh sponsor utama meliputi pemasangan logo yang mudah terlihat oleh para pengunjung. Misalnya saja logo sponsor utama dapat diletakkan pada lokasi podium event sedangkan sponsor yang lainnya dapat diletakkan di sekitar acara kegiatan.

Bukan cuma itu saja yang didapatkan, pihak sponsor utama berhak mendapatkan ukuran banner yang lebih besar dibandingkan jenis sponsor lainnya. Hal ini sangat wajar terjadi dikarenakan dana yang mereka keluarkan lebih besar untuk mendukung terselenggaranya sebuah acara.

Memberikan hak eksklusif kepada pihak sponsor utama sangatlah penting dengan tujuan agar mereka bersedia menjadi pendukung utama acara tersebut. Sebagai contohnya saja kita tidak memasukkan kompetitior mereka ke daftar sponsor sehingga hanya produk mereka saja yang ada di dalam acara tersebut.

Artinya, berbagai produk serupa tidak akan kita masukkan ke dalam bagian acara tersebut. Sebagai contohnya kita akan menargetkan sponsor dengan perusahaan smartphone, maka kita harus memberikan kepada sponsor utama tersebut sebuah hak eksklusif. Di mana kita sebagai penyelenggara acara harus bisa memastikan tidak adanya jenis sponsor yang merupakan kompetitior mereka.

Sponsor Pendamping

Jenis sponsor yang selanjutnya adalah sponsor pendamping. Dikatakan sebagai sponsor pendamping sebab jenis sponsor ini memang sebagai pendamping dana. Hal ini dilakukan oleh pihak penyelenggara acara untuk mendapatkan dana tambahan meskipun nominalnya relatif kecil.

Sponsor pendamping dapat terjadi untuk meng-cover keinginan dari pihak perusahaan yang ingin bekerja sama dengan panitia acara tapi merasa paket yang ditawarkan panitia acara terlalu besar atau mahal.

Oleh karena itulah jenis perusahaan seperti ini akan dimasukkan ke dalam sponsor pendamping di mana paket yang ditawarkan kepada mereka lebih murah dibandingkan dengan jenis sponsor yang lainnya.

Contoh sederhana dari sponsor pendamping adalah seperti ini.

Kalian sebagai panitia acara berencana untuk membuat suatu acara festival yang berisikan seminar atau workshop di kampus. Acara tersebut telah rutin kalian selenggarakan setiap tahunnya dan kisaran dana yang kalian perlukan untuk mengadakan acara tersebut mencapai 150 juta rupiah.

Saat kalian mengajukan paket sponsorship kepada suatu perusahaan, pihak perusahaan tersebut mengetahui bahwa acara yang akan kalian selenggarakan sangat menguntungkan bagi mereka, sehingga mereka merasa tertarik untuk bekerja sama dengan menjadi sponsor.

Namun sebagian perusahaan yang tertarik biasanya masih kurang yakin dan belum mempercayai panitia acara 100%. Atau bisa juga perusahaan tersebut telah yakin dengan kesuksesan acara namun kalian datang di waktu yang kurang tepat untuk meminta bantuan dana atau sponsorship.

Saat kondisi ini terjadi, maka pilihan paket pendamping untuk menjadi sponsor bisa kalian ajukan untuk mereka agar kerja sama dapat terus berjalan.

Sponsor Partner

Jenis sponsor tidak selalu harus memberikan bantuan dalam bentuk uang tunai kepada pihak panitia acara. Sebab bantuan bisa dalam bentuk apa saja yang bermanfaat dalam kesuksesan suatu acara. Jenis sponsorship semacam inilah yang disebut sebagai sponsor Partner.

Biasanya jenis sponsor ini memberikan bantuan yang lumayan besar kepada panitia acara tapi ingat bantuan tersebut bukan dalam bentuk uang tunai. Sebab bisa jadi bantuan tersebut dalam bentuk barang atau berbagai produk dari perusahaan itu sendiri.

Hal ini dilakukan oleh perusahaan sebab selain ingin bekerja sama dengan kalian selaku penyelenggara acara, mereka juga ingin mengenalkan produk –produk mereka kepada masyarakat yang hadir.

Sebagai contohnya saja kalian berencana membuat sebuah acara kompetisi atau perlombaan dengan tema Teknologi Informasi dan mulai mencari sponsor untuk mendukung kegiatan tersebut.

Ada baiknya jika kalian bekerja sama dengan perusahaan yang berkaitan dengan tema teknologi informasi. Sehingga saat kalian bekerja sama dengan perusahaan tersebut, mereka dapat membantu kalian dengan produk mereka.

Misalnya saja mereka bersedia memberikan bantuan perangkat komputer atau laptop, gadget maupun menyediakan layanan hosting, maka bantuan ini dapat kalian jadikan sebagai hadiah untuk para pemenang kompetisi.

Walaupun kalian tidak mendapatkan bantuan dana, jika dihitung total saat ini harga perangkat laptop mid-range berkisar pada harga 7 – 15 juta rupiah untuk satu unitnya.

Hal ini tentu sangat menguntungkan karena kalian selaku panitia tidak perlu direpotkan untuk mencari hadiah bagi para pemenang kompetisi yang diselenggarakan.

Bentuk Lain Sponsor Partner

Selain dukungan dalam bentuk hadiah untuk para pemenang, sponsor Partner ternyata memiliki bentuk lain yang bisa kalian manfaatkan untuk kesuksesan acara. Di mana sponsor Partner dapat berupa promosi dan menyebarkan sampel produk saat pelaksanaan acara.

Atau bisa juga berupa penggantian biaya produksi di mana hal tersebut dapat dinegosiasikan terlebih dahulu oleh kedua belah pihak.

Bentuk lainnya dari sponsor Partner sangatlah beragam mulai dari pemberian makanan dan minuman pada saat berlangsungnya acara, penyediaan konsumsi untuk para peserta seminar dan pembicara, transportasi kepada peserta untuk kelancaran acara, akomodasi berupa fasilitas penginapan bagi para pihak yang terlibat dalam suatu acara, seminar kit seperti buku catatan dan alat tulis kepada para peserta seminar, tempat atau venue untuk suatu acara, kaos atau t-shirt untuk pihak panitia yang mengelola acara, dan hadiah untuk diberikan pada saat acara tersebut berlangsung.

Berbagai jenis dukungan di atas merupakan berbagai jenis bantuan yang biasa dilakukan oleh pihak sponsor partner saat mereka bekerja sama dengan pihak penyelenggara acara.

Meskipun pihak sponsor partner memberikan kontribusi yang lebih kecil dibandingkan dengan jenis sponsor yang lain, mereka tetap saja harus kalian berikan manfaat saat acara yang kalian selenggarakan berlangsung. Salah satunya adalah dengan menyediakan space khusus untuk mereka sebagai tempat untuk melakukan promosi di dalam acara yang sedang berlangsung.

Rep: Rafi Alwan Setyawan